نظام المراسلات و الإتصالات الإدارية

 

الأهداف :-

 عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركين لديهم القدرة  على:

  • أتمته  كافة أنواع المراسلات الرسمية بما في ذلك البريد الوارد والصادر والمذكرات الداخلية والتعاميم والتعليقات والرسائل والإعلانات والتعاميم.
  • إنشاء مراسلاتٍ جديدة عبر نماذج سهلة الاستخدام وقابلة للتخصيص ومن خلال محرر نصوص منسقة من داخل متصفح الوب مع القدرة على مسح المستندات وتحميلها كمرفقات. كما يمكن نشر المراسلات بسهولة بضغطة واحدة تعمل على توليد نسخة بي دي إف جاهزة للطباعة تتضمن التوقيع والترويسة والتذييل الرسميين.
  • إرسال واعتماد المراسلات عبر مخططات سير عمل مخصصة توافق الهيكل التنظيمي القائم للمؤسسة بالإضافة إلى الأدوار والعمليات فيه. وتوفير  لوائح تعرض كافة العناصر التي تتطلب مراجعة أو اتخاذ إجراءات بشأنها.

 محتوى البرنامج

  • تحديد الصلاحيات داخل ادارات المنظمة للمجموعات والمستخدمين من خلال ادارة النظام / ادارة الصلاحيات
  • تسجيل بيانات المراسلات الواردة و الصادرة و القرارات
  • تسجيل البيانات الأساسية و الاضافية وفقا للنوع الرئيسى للمراسلة
  • ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق والمستندات
  • وضع الملاحظات على الملفات الممسوحة ضوئيا
  • تعديل الصور الممسوحة ضوئيا من خلال مجموعة وظائف مثل التدوير وغيرها
  • ربط المراسلات معا
  • ادارة التأشيرات على المعاملات
  • عرض تاريخ المراسلة وما تم عليها من عمليات
  • تحميل بيانات مراسلة سابقة واردة او غيرها وما تحتويه من مرفقات و مراسلات مرتبطة خاصة عند تسجيل الصادر
  • البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم لإستعادة المعلومات و طباعة النتائج
  • توزيع المهام إلى صندوق مهام مستخدم معين
  • حفظ المراسلات وارشفتها
  • قسم إدارة النظام وأكواد النظام
  • العمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - القرارات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل مؤسسة
  • توجيه المراسلات داخل الادارة لإستكمال دورة العمل
  • تصدير المرسلات الى الادارات داخل المنظمة او الجهات الخارجية
  • توزيع القرارات (التعاميم) على ادارات المنظمة و مستخدميها
  • متابعة المراسلة و التنبيه على البريد الإلكترونى
  • عمل تنبيهات تذكيرية وفقا لإعدادات التنبيه بإدارة النظام سواء من خلال النظام أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
  • متابعة الأعضاء الفنيين المنوط بهم ابداء الرأى الفنى
  • متابعة الصادر و رصد حالة الصادر «تم التصدير للجهة – لم يتم الاستلام – رفض الاستلام»
  • متابعة المراسلات من نوع التقارير وربطها سويا مع بيان حركة التقارير
  • ادارة تقارير المنظمة
  • امكانية قيام المستخدم بإعداد التقرير المطلوب

المواعيد المتاحة