إدارة و تنسيق مكاتب القادة

الأهداف  :

 

  • تعلم كيفية القيام بمهام ومسؤوليات إدارة المكاتب ومهاراتها
  • التعرّف إلى أنواع التقارير والمذكرات الداخلية والرسائل الإدارية الرسمية وغير الرسمية ، وإلى مواصفات ومعايير كل منها ، وإلى كيفية إعداده وكتابته وتنظيمه
  • تعلم كيفية استخدام الأرشفة الإلكترونية
  • إتقان إعداد جداول الأعمال وتدوين وقائع الاجتماعات وكتابة محاضرها ومتابعتها
  • تعلم كيفية إعداد أوراق العمل المختلفة

 

الإطار العام  للدورة :

النظرة الشاملة للعمل المكتبي:

  • ما هو المكتب وما طبيعة عمله ، العناصر المكونة للمكتب ، مجالات الأعمال المكتبية
  • تعريف إدارة المكاتب
  • ثوابت إدارة المكاتب في المفهوم الحديث
  • الوصف الوظيفي والمسارالوظيفي لوظيفة سكرتير ومدير مكتب والفرق بينهما
  • المواصفات الشخصية والمهارات الفنية لمدير المكتب
  • مهام وواجبات مدير المكتب
  • منهج التغيير في بيئة العمل المكتبي
  • دلائل النجاح والفشل في أعمال ادارة المكاتب
  • مهّد ، نظّم ، نظّف ، وحّد المعايير ، الانضباط الذاتي ، مهّد
  • تطبيقات الإدارة الالكترونية في مجال الأعمال

 

إدارة المحفوظات والوثائق والأرشفة الالكترونية:

  • الترقيم ( الترميز )، اعداد الفهارس، تصنيف الوثائق والمحفوظات ، مزايا استخدام الألوان في التصنيف ، دورة حياة الوثائق
  • خطوات تقليل الأوراق في بيئة العمل اليومية
  • مكونات نظام الأرشفة الإلكترونية
  • مراحل التوثيق الالكتروني
  • بعض المحاذير حول انشاء مجلدات الكترونية
  • الأمن والسرية
  • مشكلات الأرشفة الإلكترونية
  • التخطيط والتنظيم وإدارة الوقت
  • إدارة الاتصالات الهاتفية
  • إدارة البريد والبريد الالكتروني

فن كتابة التقارير:

  • مفهوم التقرير ومعناه اللغوي والإداري وأهميته
  • أنواع التقارير وأسس تصنيفها
  • قواعد ومراحل إعداد التقارير ، ومواصفات التقرير الجيد
  • معايير كتابة التقارير ، والتقرير المعياري باستخدام نموذج M.A.D.E
  • عوائق كتابة التقارير وكيفية تجاوزها
  • أهمية الاتصال بالرسائل ، والشروط الواجب توفرها في الرسالة الجيدة
  • الجوانب الموضوعية والشكلية لكتابة الرسالة
  • أجزاء الرسالة وأنماط طباعتها
  • كيفية اعداد مذكرة داخلية ادارية ، والفرق بينها وبين الرسالة
  • كيفية كتابة رسائل الاستخدام ، والاستفسار ، والشكوى ، والاعتذار
  • كيفية كتابة رسالة حكومية ، والفرق بينها وبين الرسالة الإدارية
  • كيفية إعداد وكتابة أوراق العمل ، ومواصفات ورقة العمل الجيدة
  • أفضل الأساليب لعرض التقارير وأوراق العمل على الآخرين
  • كيفية إعداد جداول الأعمال وتدوين وقائع الاجتماعات وكتابة محاضرها

مهارات تنظيم الاجتماعات وإدارتها:

  • إعداد جداول الأعمال ، وتدوين وقائع الاجتماعات وكتابة محاضرها ، وإدارتها ، ومتابعة قراراتها ومخرجاتها
  • استخدام الاكسل في إعداد القوائم

السكرتارية التنفيذية وقواعد الإتيكيت:

  • السكرتير وقواعد التعارف والتقديم
  • السكرتير وقواعد المصافحة
  • السكرتير وقواعد الحديث
  • السكرتير وقواعد التدخين
  • السكرتير وقواعد الجلوس والإبتسامة 
  • السكرتير وقواعد الشكر والإعتذار
  • السكرتير وقواعد المجاملة
  • السكرتير وقواعد النظافة
  • السكرتير وقواعد الآداب العامة في المكتب

المهارات الإدارية للسكرتارية الاحترافية:

  • التخطيط وإدارة الوقت
  • التنظيم (تقسيم المهام على الأخرين)
  • تفويض السلطات وتوزيع الأعمال
  • توجيه وقيادة الأخرين وتحفيزهم لأداء الاعمال
  • الرقابة والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف
  • حل المشكلات واتخاذ القرارات
  • إدارة ومواجهة الضغوط
  • تخطيط وإدارة وتنفيذ الاجتماعات
  • إدارة المناسبات والأحداث
  • إدارة المشروعات

التواصل الفعّال وإدارة النزاعات:

    • السكرتير التنفيذي كممثل للمدير التنفيذي
    • تطوير قدراتك على التواصل مع والتأثير في الآخرين

فهم التواصل:

    • التنوع، والأنماط والافتراضات
    • مهارات الاستماع
    • التواصل اللفظي والغير لفظي 

المواعيد المتاحة