-
دبى
من 09-06-2024 الى 13-06-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
البحرين
من 30-06-2024 الى 04-07-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
لندن
من 04-08-2024 الى 08-08-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
كوالالمبور
من 01-09-2024 الى 05-09-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
القاهرة
من 13-10-2024 الى 17-10-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
دبى
من 10-11-2024 الى 14-11-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
البحرين
من 15-12-2024 الى 19-12-2024التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
-
دبى
من 29-12-2024 الى 02-01-2025التفاصيل- كود الدورة : F553 المدة : أسبوع
إدارة و تنسيق مكاتب القادة
- القسم : السكرتارية وإدارة المكاتب
- الكود : F553
الأهداف :
- تعلم كيفية القيام بمهام ومسؤوليات إدارة المكاتب ومهاراتها
- التعرّف إلى أنواع التقارير والمذكرات الداخلية والرسائل الإدارية الرسمية وغير الرسمية ، وإلى مواصفات ومعايير كل منها ، وإلى كيفية إعداده وكتابته وتنظيمه
- تعلم كيفية استخدام الأرشفة الإلكترونية
- إتقان إعداد جداول الأعمال وتدوين وقائع الاجتماعات وكتابة محاضرها ومتابعتها
- تعلم كيفية إعداد أوراق العمل المختلفة
الإطار العام للدورة :
النظرة الشاملة للعمل المكتبي:
- ما هو المكتب وما طبيعة عمله ، العناصر المكونة للمكتب ، مجالات الأعمال المكتبية
- تعريف إدارة المكاتب
- ثوابت إدارة المكاتب في المفهوم الحديث
- الوصف الوظيفي والمسارالوظيفي لوظيفة سكرتير ومدير مكتب والفرق بينهما
- المواصفات الشخصية والمهارات الفنية لمدير المكتب
- مهام وواجبات مدير المكتب
- منهج التغيير في بيئة العمل المكتبي
- دلائل النجاح والفشل في أعمال ادارة المكاتب
- مهّد ، نظّم ، نظّف ، وحّد المعايير ، الانضباط الذاتي ، مهّد
- تطبيقات الإدارة الالكترونية في مجال الأعمال
إدارة المحفوظات والوثائق والأرشفة الالكترونية:
- الترقيم ( الترميز )، اعداد الفهارس، تصنيف الوثائق والمحفوظات ، مزايا استخدام الألوان في التصنيف ، دورة حياة الوثائق
- خطوات تقليل الأوراق في بيئة العمل اليومية
- مكونات نظام الأرشفة الإلكترونية
- مراحل التوثيق الالكتروني
- بعض المحاذير حول انشاء مجلدات الكترونية
- الأمن والسرية
- مشكلات الأرشفة الإلكترونية
- التخطيط والتنظيم وإدارة الوقت
- إدارة الاتصالات الهاتفية
- إدارة البريد والبريد الالكتروني
فن كتابة التقارير:
- مفهوم التقرير ومعناه اللغوي والإداري وأهميته
- أنواع التقارير وأسس تصنيفها
- قواعد ومراحل إعداد التقارير ، ومواصفات التقرير الجيد
- معايير كتابة التقارير ، والتقرير المعياري باستخدام نموذج M.A.D.E
- عوائق كتابة التقارير وكيفية تجاوزها
- أهمية الاتصال بالرسائل ، والشروط الواجب توفرها في الرسالة الجيدة
- الجوانب الموضوعية والشكلية لكتابة الرسالة
- أجزاء الرسالة وأنماط طباعتها
- كيفية اعداد مذكرة داخلية ادارية ، والفرق بينها وبين الرسالة
- كيفية كتابة رسائل الاستخدام ، والاستفسار ، والشكوى ، والاعتذار
- كيفية كتابة رسالة حكومية ، والفرق بينها وبين الرسالة الإدارية
- كيفية إعداد وكتابة أوراق العمل ، ومواصفات ورقة العمل الجيدة
- أفضل الأساليب لعرض التقارير وأوراق العمل على الآخرين
- كيفية إعداد جداول الأعمال وتدوين وقائع الاجتماعات وكتابة محاضرها
مهارات تنظيم الاجتماعات وإدارتها:
- إعداد جداول الأعمال ، وتدوين وقائع الاجتماعات وكتابة محاضرها ، وإدارتها ، ومتابعة قراراتها ومخرجاتها
- استخدام الاكسل في إعداد القوائم
السكرتارية التنفيذية وقواعد الإتيكيت:
- السكرتير وقواعد التعارف والتقديم
- السكرتير وقواعد المصافحة
- السكرتير وقواعد الحديث
- السكرتير وقواعد التدخين
- السكرتير وقواعد الجلوس والإبتسامة
- السكرتير وقواعد الشكر والإعتذار
- السكرتير وقواعد المجاملة
- السكرتير وقواعد النظافة
- السكرتير وقواعد الآداب العامة في المكتب
المهارات الإدارية للسكرتارية الاحترافية:
- التخطيط وإدارة الوقت
- التنظيم (تقسيم المهام على الأخرين)
- تفويض السلطات وتوزيع الأعمال
- توجيه وقيادة الأخرين وتحفيزهم لأداء الاعمال
- الرقابة والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف
- حل المشكلات واتخاذ القرارات
- إدارة ومواجهة الضغوط
- تخطيط وإدارة وتنفيذ الاجتماعات
- إدارة المناسبات والأحداث
- إدارة المشروعات
التواصل الفعّال وإدارة النزاعات:
- السكرتير التنفيذي كممثل للمدير التنفيذي
- تطوير قدراتك على التواصل مع والتأثير في الآخرين
فهم التواصل:
- التنوع، والأنماط والافتراضات
- مهارات الاستماع
- التواصل اللفظي والغير لفظي