السكرتارية الإلكترونية وأعمال الأرشفة والتوثيق الإلكتروني

أهداف البرنامج:

الإنهاء على الكم المتراكم من الملفات والمستندات والتحول إلى الأعمال الإلكترونية الكاملة.

المحاور الرئيسية :

مدخل عام الى السكرتارية الإلكترونية.

  • تعريف السكرتاريا الإلكترونية.

  • أهداف تطبيق السكرتاريا الإلكترونية.

  • أنواع السكرتايا.

  • فوائد السكرتارية الإلكترونية.

  • المهارات والفنون التي يتحلى بها السكرتير.

عـالــم الأعـمــال الإلكتـرونيــــــة

  • سمات وملامح عصر المعلومات :تكنولوجيا المعلومات.

  • ثورة المعلومات وأدواتها ..

  • ثورة مجال الأعمال .

  • التبادل الإلكتروني للوثائق التجارية

تـنظيـم المحفوظـات والأرشيف الإلكتروني

  • إدارة المحفوظات

  • تعريف المحفوظات

  • أقسام المحفوظات

  • أسس تصنيف المحفوظات

أثر تطبيق السكرتاريا الإلكترونية على تقليص الروتين والعمل الـورقــي

  • لماذا نهتم بالورق والملفات إلى هذا الحد

  • أنواع المعلومات وأهميتها

  • مصفوفة الأوراق من حيث أهميتها

  • تكاليف الأعمال الزائدة غ.م

  • التكاليف المباشرة

  • ادعاءات ومقولات الموظف الورقي

  • مشكلات تراكم الأوراق

  • التعامل مع المدير الوراق.

  • آليات تقليص العمل الورقي والروتين في المكاتب.

  • التوجه نحو الأرشيف الآلي من خلال عمل شبكات بين الإدارات.

  • استخدام المستندات الإلكترونية بدلا من الورقية.

تنظيم البريد الإلكتروني.

  • أنواع البريد الإلكتروني.

  • الاستفادة المثلى من البريد الإلكتروني.

  • تقسيم البريد الإلكتروني.

  • كيفية إنشاء الرد الآلي.

  • عمل قوالب للبريد الإلكتروني.

  • النشرات البريدية وكيفية إدارتها.

تنظيم المواعيد والاجتماعات بالحاسب الآلي.

  • تنظيم الاجتماع باستخدام برنامج Outlook

  • إعداد الأجندة الإلكترونية باستخدام برنامج Outlook

  • مشاركة الأجندة عبر البريد الالكتروني.

  • إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامج Outlook

  • الاجتماعات عن بعد.

  • التواصل الالكتروني باستخدام برامج المحادثة.

الأرشفة والحفظ.

  • مسئولية الأرشفة الإلكترونية.

  • متابعة الأخطاء وتحليل الكم المتراكم.

  • حفظ الوثائق والمستندات في قواعد البيانات.

أشكال الفهارس.

  • ماهية الفهرسة الإلكترونية.

  • أنواع الفهارس.

  • كيفية اختيار الفهرس المناسب.

  • كيفية اختيار تصنيف الفهارس ( التصنيف الجغرافي- التصنيف الزمني).

كيف يتم تصميم الفهارس الإلكترونية.

  • الترميز الرقمي المركب.

  • الترميز الهجائي المركب.

  • الترميز المزدوج.

  • الترميز العشري.

أمن وسرية المعلومات المحفوظة.

  • مـا المقصـود بأمـــن المعلومات وما هـي عناصره؟

  • كيفية تشفير البيانات.

  • عناصر أمن المعلومات.. ومنطلقات خطة حماية المعلومات.

  • عناصر حماية البيانات المشفرة داخل الشركة.

  • أين تتجه المخاطر والاعتداءات في بيئة المعلومات ؟؟

تطبيقات عملية :

  • إنشاء قاعدة بيانات باستخدام برنامج Access .

  • تطبيق عملي على أحد البرامج الخاصة بالأعمال المكتبية ( وسيحصل كل مشارك على نسخة من البرنامج ).

المواعيد المتاحة